Jak napisać e-mail po angielsku? Przydatne zwroty i przykłady

E-mail formalny a nieformalny - różnice

E-mail może być nieformalny lub formalny, a wszystko zależy od tego, jakie relacje łączą Cię z adresatem. Do osoby, którą znasz osobiście, przyjaciela, kolegi czy członka rodziny, możesz pozwolić sobie na ton nieoficjalny. Kiedy Twój e-mail skierowany jest do przełożonego, instytucji lub kogoś obcego, bezpieczniej i bardziej uprzejmie jest zachować ton oficjalny.

Różnice pomiędzy e-mailami formalnymi a nieformalnymi leżą przede wszystkim w użytym słownictwie. W języku angielskim istnieją określone frazy, które należy zastosować w nagłówku, rozpoczęciu i zakończeniu formalnego maila. Co więcej, w mailach oficjalnych nie używa się wyrażeń potocznych i slangowych i nie stosuje skrótów (np. zamiast don’t napiszemy do not). W mailach nieformalnych wszystko to jest dozwolone.

Co warto wiedzieć pisząc e-mail po angielsku

Zasady dotyczące komponowania e-maili w języku angielskim są o bardziej liberalne niż te, których należało przestrzegać, pisząc listy tradycyjne. Nie oznacza to jednak, że panuje w nich pełna dowolność, szczególnie w mailach oficjalnych. Istnieje kilka reguł, o których warto pamiętać.

Angielski e-mail ma określoną strukturę

W mailach po angielsku ceniony jest porządek i logika. Dlatego ta forma pisemna charakteryzuje się określoną strukturą, na którą składają się: nagłówek, wstęp, rozwinięcie, zakończenie i podpis. Każda z tych części to osobny akapit, a w przypadku rozwinięcia, nawet kilka akapitów, z których każdy poświęcony jest osobnemu zagadnieniu lub myśli. 

W mailach po angielsku stosujemy utarte wyrażenia

W języku angielskim funkcjonuje cały szereg wyrażeń stosowanych do tego, aby przywitać się z adresatem, wprowadzić informację, dlaczego do niego piszemy, zaproponować rozwiązanie problemu i uprzejmie się pożegnać. Znajomość takich zwrotów znacznie ułatwia napisanie poprawnego maila, zarówno oficjalnego, jak i nieoficjalnego. Listę przydatnych wyrażeń znajdziesz w dalszej części tego tekstu. 

E-mail musi mieć temat

W przeciwieństwie do listów tradycyjnych, e-maile należy opatrzyć tytułem, będącym informacją dla adresata, czego dotyczy treść. Dlaczego to takie ważne? Wiele osób otrzymuje w pracy kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt maili dziennie. W życiu prywatnym także bywamy zasypywani korespondencją elektroniczną. Czytelny, jasny temat pozwala oszczędzić czas adresata i jest oznaką szacunku wobec niego. Nadawanie tytułu mailom ma też wymiar praktyczny - łatwo jest wyszukać konkretny list po jakimś czasie. 

Jakich błędów nie popełniać pisząc e-mail po angielsku?

W przypadku maili nieformalnych, do rodziny i przyjaciół możesz pozwolić sobie na wiele. Jeśli jednak tworzysz tego typu korespondencję w sytuacji formalnej lub na potrzeby egzaminu (np. e-mail formalny po angielsku na maturze), musisz wystrzegać się kilku błędów.

Nieodpowiedni ton i słownictwo

W języku angielskim podział na ton formalny i nieformalny ma ogromne znaczenie. W mailach oficjalnych należy wystrzegać się:

• akronimów - czyli zwrotów typu IDK (I don’t know. - Nie wiem.), CU (See you. - Do zobaczenia.), TTYL (Talk to you later. - Odezwę się później.) itd. 

• form skróconych - zamiast I’d like to…, We can’t…, It hasn’t… itd., napisz I would like to…, We cannot…., It has not….

• języka potocznego - wyrażenia slangowe i potoczne nie powinny być stosowane .

Chaos

Celem oficjalnego maila jest przede wszystkim przedstawienie jakiejś informacji, zaproponowanie czegoś lub zadanie pytania w sposób rzeczowy i klarowny. Dlatego jasny podział na akapity i stosowanie odpowiednich zwrotów jest niezmiernie ważne. W przypadku, gdy piszesz maila na potrzeby egzaminu, np. matury, chaos w kompozycji może kosztować Cię cenne punkty.

W przypadku maili nieformalnych po angielsku uporządkowana struktura także jest wymagana na egzaminach. Nie zapominajmy także, że czytelny układ treści jest po prostu bardziej przyjazny dla odbiorcy.

Brak informacji, czego oczekujemy od adresata

Bardzo często maile wysyłane są w konkretnym celu, a nadawca oczekuje określonej reakcji od adresata: odpowiedzi na pytanie, przesłania informacji, rozwiązania problemu lub choćby informacji, że mail został przeczytany. W mailach po angielsku wyrażenie swoich oczekiwań w stosunku do adresata umieszczamy zwykle w zakończeniu. Brak takiej informacji sprawia, że kompozycja nie jest kompletna. 

Potrzebujesz lepiej znać angielski?

Jak napisać temat wiadomości?

Jak już wspomnieliśmy, temat e-mail po angielsku stanowi bardzo ważny element, niejednokrotnie decydujący o tym, czy nasza korespondencja zostanie w ogóle otwarta i odczytana. Jak powinien brzmieć, aby zachęcił adresata do zapoznania się z treścią maila? Przede wszystkim, postaraj się, aby był krótki, zwięzły, rzeczowy, związany z samym mailem, a przy tym informujący o jego tematyce.

Oto kilka przykładów tematów wiadomości po angielsku. Zwróć uwagę, że część z nich zawiera imię i nazwisko nadawcy: 

• Friday’s meeting cancelled. - Piątkowe spotkanie odwołane.

• Administrative Assistant Job - Marek Kowalski - Aplikacja o pracę na stanowisku administracyjnym - Marek Kowalski

• 14th July Meeting Follow Up  - Informacje po spotkaniu 14-go lipca

• Meeting Request - Marek Kowalski - Prośba o spotkanie - Marek Kowalski 

• Estimate Inquiry  - Zapytanie o wycenę 

E-mail po angielsku - jak zacząć?

Mail po angielsku należy rozpocząć odpowiednim nagłówkiem. To, jak powinien on wyglądać, zależy od tonu maila (formalny vs nieformalny) oraz tego, jakie relacje łączą Cię z adresatem.

W wiadomościach nieoficjalnych możesz zastosować jeden z poniższych nagłówków:

• Dear John, - kiedy piszesz do osoby, z którą mówicie sobie po imieniu,
• Hi John, - gdy piszesz do znajomego.

Możesz też napisać po prostu Hi, Hello, lub użyć samego imienia adresata, np. Danny,. 

W mailu formalnym, jeśli nie znasz imienia i nazwiska osoby, do której go kierujesz, wybierz jeden z następujących nagłówków:

• Dear Sir,

• Dear Sir or Madam,

• To Whom It May Concern,

Jeśli piszesz do konkretnej osoby, lecz nie znacie się osobiście lub łączą Was stosunki formalne, maila rozpocznij w następujący sposób:

• Dear Mr Brown,

• Dear Elizabeth White,

W pierwszej części wiadomości konieczne jest wyjaśnienie celu, dla którego postanowiliśmy ją napisać. Pamiętaj, że jeśli adresat i Ty nie znacie się osobiście, uprzejmość nakazuje przedstawić się. Oto kilka pomocnych zwrotów, które możesz zastosować:

E-mail formalny:

• I hope this email finds you well.  - Zwrot grzecznościowy będący formalnym odpowiednikiem “I hope you are ok”, czyli “Mam nadzieję, że wszystko u Państwa/Pani/Pana w porządku.”
• My name is… – Mam na imię… 
• I am writing with regard(s) to… – Piszę w związku z…
• I am contacting you to… – Kontaktuję się z Państwem, aby…
• We are writing in connection with… – Piszemy w nawiązaniu do…
• I am emailing in reference to… – Piszę wiadomość w nawiązaniu do…
• I am contacting you to… – Kontaktuję się z Państwem, aby…
• In reply to your e-mail, I would like… – W odpowiedzi na Państwa e-mail, chciałbym…
• With reference to our correspondence, I would like to… -  Nawiązując do naszej korespondencji, chciałbym…
• I am writing to you on behalf of… - Piszę do Państwa w imieniu…
• I am writing to enquire about… -  Piszę, aby zapytać o…

E-mail nieformalny:

• How are you? – Jak się masz?
• How’s everything? – Co słychać?
• How are things with you? - Jak się miewasz?
• I hope life’s treating you well. - Mam nadzieje, że wszystko u Ciebie w porządku. 
• I hope things are going well with you these days – Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko w porządku w ostatnim czasie.
• I hope you are well – Mam nadzieję, że u Ciebie wszystko w porządku.
• What’s new? – Co tam u Ciebie nowego?
• I was glad to hear from you. – Cieszę się, że napisałeś.

Jak napisać rozwinięcie wiadomości

W rozwinięciu określamy już dokładnie, czego dotyczy nasz e-mail: prośby, przekazania informacji, zaproszenia, oferty współpracy, skargi, przeprosin itd. Na każdą z tych okoliczność istnieją gotowe, często stosowane zwroty, które ułatwią Ci napisanie wiadomości.

E-mail formalny:

• Could you please let us know if… - Czy mogliby Państwo dać nam znać czy…
• Would you be so kind as to… - Czy byliby Państwo tak uprzejmi i…
• I would be most grateful if you could… - Byłbym niezmiernie wdzięczny, gdyby mogli Państwo…
• We would appreciate it if you could… -  Bylibyśmy wdzięczni, gdyby Państwo mogli…
• Could we possibly arrange a meeting? - Czy moglibyśmy zorganizować spotkanie?
• Would it be possible for you to send me…? - Czy mogliby Państwo wysłać mi…?
• You are urgently requested to…- Prosimy Państwa o pilne…
• We regret to inform you that... - Przykro nam poinformować, że…
• We are able to confirm that... - Możemy potwierdzić, że...
• Please, be informed that... - Informujemy, że...
• Please find the attached file. - Przesyłam załączony plik.
• I would really appreciate if you could... - Byłbym wdzięczny, gdyby mogli Państwo…
• We discussed the new proposal and agreed on... - Rozmawialiśmy o nowej propozycji i zgodziliśmy się na…
• We are interested in…- Jesteśmy zainteresowani…
• It might be interesting for you to know that…-  Być może zainteresuje Państwa informacja, że…
• In reply to your query…- W odpowiedzi na Państwa zapytanie…
• I regret to say that I’m not fully satisfied with…-  Z przykrością informuję, że nie jestem w pełni usatysfakcjonowany z
• I am writing to express my dissatisfaction with… -  Piszę, żeby wyrazić moje niezadowolenie z powodu…
• I would like to draw your attention to…- Chciałbym/Chciałabym zwrócić Państwa uwagę na…
• I’m writing to express my concern about the fact that…- Piszę, aby wyrazić swoje zaniepokojenie…

E-mail w jęzuku angielskim nieformalny:

• Can I have...? - Czy mógłbym dostać...?
• Can you tell me more about...? - Czy mógłbyś mi powiedzieć więcej na temat...?
• Do you know if... - Czy wiesz, czy...?
• I wanted to ask you for a favor. - Chciałbym Cię prosić o przysługę.
• I forgot to add one more thing. - Zapomniałem dodać jedną rzecz.
• Please, could you... - Proszę, czy mógłbyś...?
• I would love to hear about… -  Chciałbym usłyszeć o…
• It was so kind of you to invite me to…- Bardzo miło z Twojej strony, że zaprosiłeś mnie na…
• When it comes to… - Jeśli chodzi o...

Jak zakończyć e-mail po angielsku?

Zakończenie maila w języku angielskim zawiera najczęściej podsumowanie treści i prośbę o konkretną reakcję ze strony adresata, np. rozwiązanie problemu lub udzielenie odpowiedzi. W napisaniu zakończenia maila po angielsku przydadzą Ci się następujące zwroty:

E-mail po angielsku formalny:

• I look forward to hearing from you. - Czekam na Państwa odpowiedź. 
• Should you have any questions, don’t hesitate to contact me. - Jeśli mają Państwo jakieś pytania, proszę się ze mną skontaktować.
• Please reply at your earliest convenience. - Proszę o jak najszybszą odpowiedź.
• Let me know if you need anything. -  Proszę dać mi znać, jeśli czegoś Państwo potrzebują.
• We hope you can settle this matter to our satisfaction. - Mamy nadzieję, że uda się Państwu rozwiązać tę kwestię z korzyścią dla nas.
• Please let me know if I can be of assistance. - Proszę dać mi znać czy mogę jakoś pomóc.
• Please contact me if you need any more information. - Proszę o kontakt, jeśli potrzebują Państwo więcej informacji.  

E-mail nieformalny:

• Thanks in advance – Z góry dziękuję.
• Thank you for your help. – Dziękuję za pomoc.
• Give my love to your family. -  Ucałuj ode mnie swoją rodzinę.
• Write back soon. - Napisz niedługo.
• Send me news when you know more. - Napisz, gdy będziesz mieć więcej informacji.
• See you soon! - Do zobaczenia!
• Write soon! - Napisz szybko!
• Take care! - Trzymaj się!
• Let me know if you need anything else. – Napisz do mnie, jeśli potrzebowałbyś czegoś jeszcze.
• Write back as quickly as you can. – Odpisz tak szybko, jak tylko będziesz mógł/mogła.
• Hope to hear from you soon. – Mam nadzieję, że szybko się „usłyszymy”.
• Have a nice day! – Miłego dnia.

Pamiętajmy także o właściwym pozdrowieniu na końcu maila po angielsku. W przypadku korespondencji formalnej możesz wybrać jedno z poniższych:

• Yours faithfully.  - Z poważaniem, (Kiedy w nagłówku znajdowało się imię i/lub nazwisko adresata.)
• Yours sincerely, – Z poważaniem,
• Best regards, – Pozdrawiam serdecznie,
• Regards, – Pozdrawiam,
• Best, – Pozdrawiam,
• Respectfully yours, – Z wyrazami szacunku
• With gratitude, – Z wdzięcznością
• Warm wishes, – Najlepsze życzenia

Jeśli piszesz maila nieformalnego, możesz użyć jednego z poniższych zwrotów:

• Lots of love, – Ściskam,
• Love, - Uściski,
• All the best, – Wszystkiego dobrego
• Best, - Pozdrawiam,
• Kindest regards, – Najserdeczniejsze pozdrowienia
• Cheers,  – Pozdrowienia, (w odmianie brytyjskiej)
• Chat soon, – W kontakcie,
• Talk to you soon, - Na razie,
• Take care, - Uważaj na siebie,
• Yours truly, – Pozdrawiam, (w odmianie amerykańskiej)

Przydatne zwroty przy pisaniu e-maila

Oczywiście, wyżej podane zwroty to zaledwie kropla w morzu możliwości. W zależności od treści Twojego maila możesz chcieć zawrzeć w nim o wiele więcej informacji. Dlatego mamy dla Ciebie listę innych przydatnych wyrażeń, które możesz wykorzystać!

• Please accept our sincerest apology. – Proszę przyjąć nasze najszczersze przeprosiny.
• Please accept our apologies for the delay. – Proszę przyjąć nasze przeprosiny za opóźnienie.
• Please find the attached file. – Przesyłam załączony plik.
• Can you tell me more about…? – Czy mógłbyś mi powiedzieć więcej na temat…?
• This is an urgent matter. - To jest pilna kwestia.
• I wondered if you could help me. - Zastanawiałem się, czy możesz mi pomóc.
• I admit that it was my fault. - Przyznaję, że to była moja wina.
• Could you please let me know if I’m allowed to…? - Proszę o informacje, czy mogę…?
• I would appreciate it if you could send me a sample. - Byłbym wdzięczny, gdy mogli Państwo przysłać mi próbkę produktu. 
• As a regular customer of yours, I feel disappointed with the way I have been treated. - Jako Państwa stały klient jestem rozczarowany sposobem, w jaki zostałem potraktowany.
• I assume you will provide me with a justification for this situation. - Spodziewam się wyjaśnienia zaistniałej sytuacji.
• I believe this entitles me to a full refund. - Wierzę, że uprawnia mnie to do otrzymania pełnego zwrotu kosztów.
• I hope I will not be forced to take any further action. - Mam nadzieje, że nie będę zmuszony podejmować dalszych kroków. 
• To solve this problem I require you to replace the faulty device. -  W celu rozwiązania problemu, proszę o wymianę wadliwego urządzenia. 

Przykładowy e-mailu po angielsku - wzory

Teoria i przydatne zwroty to jedno, a skomponowanie całego maila to już zupełnie inna sprawa. Poniżej znajdziesz dwa przykłady (maila formalnego (podanie o pracę) i nieformalnego (list prywatny) w języku angielskim) w których pokazujemy jak napisać e-maila po angielsku:

E-mail formalny - przykład

E-mail nieformalny - przykład

Podsumowanie

Jeśli szukasz informacji o tym, jak napisać e-mail po angielsku, ponieważ czeka Cię matura z angielskiego, nie zapominaj o tym, że poza przydatnymi zwrotami, trzeba koniecznie pamiętać też o czytelnym podziale na akapity, limicie słów oraz trzymaniu się tematu podanego w poleceniu.

Najlepszą gwarancją tego, że pisanie maili po angielsku będzie dla Ciebie przysłowiowym piece of cake, jest dobra znajomość tego języka. Ucz się w swoim tempie i przy wykorzystaniu najnowszych narzędzi technologicznych ze szkołą Speak Up. Skontaktuj się z nami i sam ułóż plan swojej nauki!

Potrzebujesz lepiej znać angielski?